AI議事録を設定する

※1 対象アクションが紐づく求人へのアクセス権がある場合のみ

1. 概要

AI議事録を利用するには、まず組織管理者が組織全体の設定でAI議事録機能を有効化した上で、選考アクションごとにAI議事録の利用有無を設定する必要があります。
選考アクションへの設定方法は、デフォルト・アクションで設定する場合と、候補者ごとに手動で日程調整する場合とで異なります。

2. 組織全体でAI議事録を有効化する

1) トップページ左下（会社名・姓名・アイコンがまとまって表示されている箇所） ＞ [組織設定] をクリックする

2) サイドメニューから [AI機能] をクリックする

3) 「AI機能を有効化する」の左にあるトグルをクリックする
※すでに他のAI機能のためにONにしている場合でも、AI議事録は個別に利用条件へ同意する必要があります（4へ進んでください）。

4) 「AI議事録」のトグルをクリックする ＞ 表示される利用条件を確認の上、問題なければ [利用条件に同意して有効化する] をクリックする

3. デフォルト・アクションでAI議事録を設定する

面接など日程調整を伴うデフォルト・アクションでは、あらかじめAI議事録の利用有無と録画レイアウトを設定しておくことができます。

1) [求人] ＞ 対象の求人の [‥] ＞ [求人設定] ＞ [デフォルト・アクション] をクリックする

2) 設定したいアクションの [‥] ＞ [編集] をクリックする

3) [コミュニケーション] タブをクリックする

4) 「AI議事録」の [AI議事録を有効化] をONにする

5) [録画モード] をクリックし、録画時の画面レイアウトを選択する

6) [新規で追加] または [変更を保存] をクリックする

 

※ [録画モード] で選択できるレイアウトの詳細は、「AI議事録の設定を管理する ＞ 6. 録画モードについて」をご確認ください。
※ [デフォルトの状態を設定] のリンクをクリックすると、ATS設定の「AI議事録」＞アクションのデフォルト設定画面に遷移します。この画面で設定したデフォルト値は、新規に選考アクションを追加する際に反映されます（既存のアクションには影響しません）。
※デフォルト・アクション、手動日程調整のいずれの場合も、日程が確定すると、ATS設定「AI議事録」で設定した開示メッセージが、候補者・選考官それぞれの確定案内メールおよびカレンダーの予定の説明欄の末尾に自動的に追加されます。

4. 手動で日程調整する際にAI議事録を設定する

候補者ページから手動で日程調整を行う場合、日程を入力して [カレンダー招待へ] をクリックした後の「カレンダー招待」画面で、AI議事録を設定できます。画面左側のメニューに [会議の詳細]、[AI議事録]、[スコアカード] の順で並んでいます。

1) 画面左側のメニューから [AI議事録] をクリックする

2) [AI議事録を有効化] をONにする

3) [録画モード] をクリックし、録画時の画面レイアウトを選択する

※日程調整全体の操作手順は「選考中の候補者と日程調整を行う」をご確認ください。
※デフォルト・アクション、手動日程調整のいずれの場合も、日程が確定すると、ATS設定「AI議事録」で設定した開示メッセージが、候補者・選考官それぞれの確定案内メールおよびカレンダーの予定の説明欄の末尾に自動的に追加されます。

5. すでに日程が確定した面接にAI議事録を設定する

日程がすでに確定している面接についても、後からAI議事録を追加できます。

1) 候補者ページの選考プロセス管理画面で、対象アクションの [‥] をクリックする

2) [面接を録画する] をクリックする
※クリックすると、AIメモテイカー（記録用bot）が通話に参加するようになります。

6. AI議事録を有効化できない場合

「AI議事録が有効化される条件」（詳細は「AI議事録とは ＞ 2. AI議事録が有効化される条件」をご確認ください）を満たさない場合、[面接を録画する] ボタンが無効になったり、AI議事録の設定欄に録画できない理由が表示されたりします。

例：候補者がオプトアウトしている場合
「この面接は、以下の理由により録画できません。候補者が録画に同意しないことを表明しました。」というメッセージが表示され、AI議事録を有効化できません。