AI議事録の設定を管理する

1. 概要

ATS設定の「AI議事録」画面では、録画の保存期間や、選考官・候補者向けの開示メッセージ、選考官ごとのデフォルトの有効化状態など、AI議事録機能全体の詳細設定を管理できます。

1) [ATS設定] をクリックする

2) サイドメニューから [AI議事録] をクリックする

 

2. デフォルト設定を変更する

全ての選考官について、AI議事録を有効化するかどうかを一括で設定できます。

1) 「デフォルト設定」の [選考官向けのAI議事録デフォルト設定] をクリックし、「デフォルトで全ての選考官に対して有効」または「デフォルトで全ての選考官に対して無効」を選択する

2) [変更を保存] をクリックする

※ [組織設定] > [ユーザー] で個別のメンバーごとにAI議事録を有効化・無効化している場合は、この画面の設定より個別設定が優先されます。詳細は「社内のユーザーを管理・編集する」をご確認ください。
※設定を変更すると、各メンバーに個別設定されているAI議事録の有効設定をリセットするかどうかを確認するモーダルが表示されます。
※有効から無効に変更した場合、すでにAI議事録が有効化されている実施前・実施中の面接があれば、録画がキャンセルされます。対象の面接が多い場合、反映まで最大半日程度かかることがあります。
※無効から有効に変更した場合、設定変更以降に日程が確定した選考アクションからAI議事録が有効になります。すでに日程が確定している選考アクションについては、個別にAI議事録を有効化する必要があります（詳細は「AI議事録を設定する ＞ 5. すでに日程が確定した面接にAI議事録を設定する」をご確認ください）。

3. アクションのデフォルト設定を変更する

選考アクションを新規作成する際に、あらかじめ選択されているAI議事録の初期値を設定できます。

1) 「アクションのデフォルト設定」の [AI議事録を有効化] をONまたはOFFにする

2) [録画モード] をクリックし、初期値としたい録画レイアウトを選択する

3) [変更を保存] をクリックする

※ここでの設定は、新規に選考アクションやデフォルトアクションを追加する際の初期値としてのみ使用されます。既存の選考アクション・デフォルトアクションの設定には影響しません。

4. データ保持期間を設定する

録画した動画の保存期間を設定できます。

1) [データ保持] タブをクリックする

2) [データ保持期間] に1〜14の数値を入力する

3) [変更を保存] をクリックする

5. 開示および同意メッセージをカスタマイズする

選考官・候補者への開示メッセージや、候補者向けオプトアウトページの説明文をカスタマイズできます。

1) [同意管理] タブをクリックする

2) 「候補者への開示」欄に、候補者へ表示する開示メッセージを入力する

※日程調整時に、カレンダーの説明やメール本文の末尾に追加されます。
※必ずオプトアウトリンクを含めてください。

3) 「選考官への開示」欄に、選考官へ表示する開示メッセージを入力する

4) 「同意ページの説明」欄に、オプトアウトページに表示するメッセージを入力する

5) [変更を保存] をクリックする

※変更内容は、変更後に新しく送信される日程調整の招待にのみ反映されます。すでに送信済みの招待には反映されません。

6. 録画モードについて

デフォルト・アクションや手動日程調整で選択できる録画レイアウトは、以下の3種類です。

• スピーカービュー：話している人のみが画面に表示されます。
• ギャラリービュー：常に参加者全員が画面に表示されます。
• 音声のみ：音声のみが保存されます。録画ファイルの画面は真っ黒になります。

7. よくある質問

Q. デフォルト設定を「デフォルトで全ての選考官に対して有効」にすると、全ての選考官が対象になりますか？
A. [組織設定] > [ユーザー] で個別にAI議事録を無効化している選考官には適用されません。個別設定が優先されます。

Q. データ保持期間を変更すると、すでに保存されている過去の録画にも適用されますか？
A. はい。変更後のデータ保持期間は、既存の録画にも適用されます。