デフォルト・アクションを設定する

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1 . デフォルト・アクションとは

「カジュアル面談」や「現場面接」などのステップごとに、どのようなアクションを行うか予め設定します。
面接など日程調整が必要なアクションの場合、空き時間や選考官などを登録することで
システムが空き時間リンクを自動で生成し、該当のアクションをする際に「自動日程調整URL」を発行します。
また、候補者が選考プロセスに進んだ際に、選考プロセスの管理画面上で
ステップに応じて設定したデフォルト・アクションを行うよう指示が行われます。

 

※各ステップの日程調整状況は枠線の種類で見分けることができます。
・枠が直線：日程調整中、または日程調整完了
・枠が点線：日程調整前

 

2. 日程調整付き選考アクションを追加する

※デフォルト・アクションを登録する前に、「選考プランと採用基準」の設定を行ってください。

※ 共通で以下の操作を行ってください。
1) [求人]をクリックする
2) デフォルト・アクションを設定する求人の右横の[･･]をクリックする
3) [求人設定]をクリックする
4) [デフォルト・アクション]をクリックする
5) デフォルト・アクションを追加したいステップの右横の[+アクションを追加]をクリックする
6) [日程調整付き選考]をクリックする

※必須項目である以下の入力がない場合、
画面右下の[新規で追加]ボタンがアクティブにならず、入力した内容が保存されません。

• [概要]タブの[名称]
• [カレンダー招待]タブの[カレンダー]（Google Workspace / Microsoft 365連携している場合のみ必須）

※入力した内容は自動で保存されません。
必ず[新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックしてください。

 

2-1. 概要を設定する

1) [名称]にアクション名を入力する
例：「カジュアル面談」「一次選考」

2) [打ち合わせ時間]をクリックしてアクションにかかる時間をプルダウンから選択する

3) [デフォルトの会議室]欄にアクションを行う会議室を入力する

4) （選考官にスコアカード提出の自動リマインドを送信したい場合）
[スコアカードの提出を必須にする]にチェックを入れる

5) [新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックする

 

2-2. 選考官を設定する

スロットの数だけ、選考官が設定されます。
必要な選考官の人数分、スロットを追加してください。
また、スロット内に複数人選考官を選択することで、
異なるスロットの選考官同士を組み合わせた日程調整が自動で生成されます。

例：現場メンバー（高橋さん、佐藤さん）のうち1人と、
　　人事部（山田さん、山下さん）のうち1人の計2名の選考官でアクションを行いたい

　　[スロット1]に現場メンバー2名、[スロット2]に人事部2名を配置する

　　→計4パターンの日程調整が生成される

2-2-1. 選考官を1人に固定する場合

[スロット1]の[選択または入力]をクリックして、選考官に設定するユーザーを選択する
※選択した選考官を削除する場合はユーザー右横の[✕]をクリックしてください。

 

2-2-2. 複数のメンバーの中からスケジュールが空いているメンバーを選考官に設定する場合
(選考官…計1名）

1) [スロット1]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザーを選択する。

2) [割り当てられたユーザー]をクリックして、さらに選考官候補のユーザーを選択する

 

2-2-3. 複数の部署の選考官を組み合わせる場合

例1：人事部からAさん、現場社員からBさんを選考官として設定する場合（選考官…計2名）

1) [スロット1]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はAさん）を選択する

2) [+スロットを追加]をクリックする

3) [スロット2]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はBさん）を選択する

例2：人事部からAさん、現場社員からBさん、幹部からCさんを1人ずつ選考官として設定する場合（選考官…計3名）

1) [スロット1]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はAさん）を選択する

2) [+スロットを追加]をクリックする

3) [スロット2]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はBさん）を選択する

4) [+スロットを追加]をクリックする

5) [スロット3]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はCさん）を選択する

例3：人事部からスケジュールの空いているメンバー1人、現場社員からBさん、Dさんを選考官として設定する場合（選考官…計3名）

1) [スロット1]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザーを選択する。

2) [割り当てられたユーザー]をクリックして、さらに選考官候補のユーザーを選択する

3) [+スロットを追加]をクリックする

4) [スロット2]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はBさん）を選択する

5) [+スロットを追加]をクリックする

6) [スロット3]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合はDさん）を選択する

例4：人事部数名の中からメンバー1人、現場社員数名の中からメンバー1人を選考官として設定する場合（選考官…計2名）

1) [スロット1]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合は人事部に所属するユーザー）を選択する。

2) [割り当てられたユーザー]をクリックして、さらに選考官候補のユーザー（例の場合は上記で選択していない人事部に所属するユーザー）を選択する（候補の人数だけ追加する）

3) [+スロットを追加]をクリックする

4) [スロット2]の[選択または入力]をクリックして、選考官候補に設定するユーザー（例の場合は現場社員）を選択する

5) [割り当てられたユーザー]をクリックして、さらに選考官候補のユーザー（例の場合は上記で選択していない現場社員）を選択する（候補の人数だけ追加する）

※よくあるご質問
Q.面接官を「or」条件で設定した際に、orで設定した面接官2人とも予定が空いていた場合、優先される方は決まっているか。

A. 当日中の面接(Hire上の面接)回数が少ない面接官が優先されます。
上記が同数の場合、1週間以内での面接回数が少ない面接官が優先されます。
さらに同数の場合、デフォルトアクションで設定された前後の確保時間をもとに、面接の前後に予定がない面接官が優先されます。
すべての条件が同じ場合は、企業ユーザーの作成日時が早い面接官が優先されます。

 

2-3. アクションを登録するカレンダーを選択する

アクションの日程確定時に、候補者と選考官に確定した日程でカレンダー招待を行うためのカレンダーを設定します。

1) [コミュニケーション]タブをクリックする

2) [カレンダー]をクリックして、カレンダーを選択する

3) [新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックする

 

2-4. アクションを行う形式を設定する

1) [コミュニケーション]タブをクリックする

2) [ミーティング種類*]をクリックし、アクションをどのような形式で行うか選択する
（対面 / その他 / Google Meet or Teams）
※Google Meet / TeamsはGoogle Workspace / Microsoft 365連携されている場合のみ表示されます。

3) （上記で「対面」を選択した場合のみ）[場所]にアクションを行う場所を入力する

4) （カレンダーの予定を選考官のみ閲覧可能にしたい場合）限定公開イベントをONにする
※Google Workspace / Microsoft 365連携している場合のみ対応している機能です。

 

2-5. カレンダーを限定公開にする

※Google Workspace / Microsoft 365連携している場合のみ対応している機能です。

カレンダーを限定公開にすると、選考官のみ閲覧可能な予定となり、他のユーザーには「予定あり」と表示されます。

1) [コミュニケーション]タブをクリックする

2) [限定公開イベント]をクリックする

3) [新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックする

 

2-6. 日程調整メールのテンプレートを選択する

1) [コミュニケーション]タブをクリックする

2) [日程調整メール・テンプレート]をクリックし、候補者に自動日程調整URLをメールで送信する際のテンプレートを選択する

3) [候補者への候補日依頼メール・テンプレート]をクリックし、候補者に候補日の調整を依頼するURLをメールで送信する際のテンプレートを選択する

4)［候補者宛て日程確定案内メール・テンプレート］をクリックし、候補者に確定した日程をメール送信する際のテンプレートを選択する

5)［選考官宛て日程確定案内メール・テンプレート］をクリックし、選考官に確定した日程をメール送信する際のテンプレートを選択する

6) [新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックする

 

2-7. 公開予約リンクの有効化 / 非有効化を選択する

公開予約リンクとは

アクションの日程調整と候補者情報の登録が同時に完了する機能。
候補者がリンク先でアクションの実施希望日時と氏名、メールアドレスを入力すると
予定が確定し、Hire上に候補者情報が作成されます。

候補者は「公開予約リンク」を設置したステップまで選考が進んだ扱いになります。

公開予定リンクの設定方法は以下のヘルプページをご確認ください。
公開予約リンクを発行する

 

2-8. 選考官の空き時間を設定する

＜設定方法＞

• [空き時間]タブをクリックしてください。
• 設定完了後は[新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックしてください。

＜各ボタンについて＞

• [日本の祝祭日を除外]
  候補者に提示するアクションを実施する候補日から予め日本の祝祭日を除外する
• [表示する期間（日）]
  候補者に提示するアクションを実施する候補日に何日間表示するか選択する
• [1日の最大予約数]
  1日に入れられるアクションの最大予定数を設定する
• [前の確保時間]
  アクション前の予定とアクションの間に最低どれくらい時間を確保するか選択する

例：前の確保時間を「10分」と選択

　　9時〜9時30分の予定が入っている場合、アクションの予定を入れられるのは
　　9時40分以降となる

• [後の確保時間]
  アクション後の予定とアクションの間に最低どれくらい時間を確保するか選択する

例：後の確保時間を「10分」と選択
　　16時から予定が入っている場合、アクションの予定を入れられるのは15時50分
　　以前となる

• 予約・変更可能期限 [実施何時間前まで予約可能にするか]

アクションの実施日時を何時間前まで予約可能にするか、
決定済みのアクションの予定を何時間前まで変更可能にするか選択する

•  [カウントから除外する日]

 [実施何時間前まで予約可能にするか]で設定した時間をカウントする際にチェックした曜日を除外する

例： [実施何時間前まで予約可能にするか]で設定した日時を24時間、
　　アクションの実施日を11月25日（月）13時
　　[カウントから除外する日]に土曜日・日曜日を設定した場合

　　→11月22日（金）13時まで予約可能

 

2-9. 候補者から候補日時を提案するときのルールを設定する

＜設定方法＞

• [空き時間]タブをクリックしてください。
• 設定完了後は[新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックしてください。

＜各ボタンについて＞

• [候補者からの候補日時提案を許可]

選考官が提示した空き時間にはない候補日時を候補者が提案可能にする

• [以下も提案可能にする]

チェックマークを入れることで、チェックマークを入れた曜日・祝日を候補日提案可能にする

• [最低何件の候補日時提案を求めるか]
  候補者に何件の候補日時提案を求めるか選択する
  

 

2-10. アクションの行う曜日・時間帯を設定する

1) [曜日・時間帯]タブをクリックする

2) ドラッグ＆ドロップでアクションを実施する候補の時間帯を選択する

＜例＞13:00~18:00を選択した場合

• 13:00スタートのアクションを入れられます。
• 18:00終了のアクションを入れられます。（18:00スタートのアクションは入れられません。）

3) [新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックする

 

 

3. 日程調整が不要なアクションを追加する

1) [求人]をクリックする

2) デフォルト・アクションを設定する求人の右横の[･･]をクリックする

3) [編集]をクリックする

4) [デフォルト・アクション]をクリックする

5) デフォルト・アクションを追加したいステップの右横の
[+アクションを追加]をクリックする

6) [選考]をクリックする

7) [名称]にアクション名を入力する
例：「性格診断」「職歴調査」

8) （選考官にスコアカード提出の自動リマインドを送信したい場合）
[スコアカードの提出を必須にする]にチェックを入れる

9) [ユーザー]をクリックしてアクションを担当するユーザーを選択する

10) [新規で追加]または[変更を保存]ボタンをクリックする

 

4. 設定したアクションを編集 / 削除する

1) 編集 / 削除したいアクション右横の[･･]をクリックする

2) 希望する操作を選択する

 

5. ステップごとにデフォルト・アクションを設定しない場合

選考プロセスの管理画面上に「アクションはまだありません」と表示され、
選考官に具体的なアクションの指示がされない状態となります。

5-1. 選考プロセスの管理画面上でアクションを追加する場合

選考プロセスの管理画面上の[+アクションを追加]ボタンをクリックしてください。

 

5-2. 選考プロセスの管理画面上でアクションを追加しない場合

ステップが完了したら、次のプロセスに進むか、選考を終了させるか選択してください。

次のプロセスに進める場合

画面右上の[ステップを変更]をクリック > 次に進めたいステップを選択する

 

選考を終了させる場合

画面右上のゴミ箱マーク（[ステップを変更]ボタンの左側）をクリック > 選考を終了する
理由を選択し、[プロセスを終了]をクリックする